CMMS เป็นตัวย่อที่นิยมใช้เรียก ระบบการจัดการงานบำรุงรักษาด้วยคอมพิวเตอร์ ( Computerized Maintenance Management System) ซึ่งในปัจจุบันได้มีการนำมาใช้ในการจัดการงานบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ในโรงงานอุตสาหกรรมและสถานประกอบการที่ให้การบริการ เช่น โรงแรม โรงพยาบาล และศูนย์การค้า เพิ่มมากขึ้นอย่างรวดเร็ว ทั้งนี้เนื่องจากปัจจุบันเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีราคาถูกและมีขีดความสามารถสูงขึ้น
และโปรแกรมคอมพิวเตอร์สำเร็จรูปของ CMMS มีมากขึ้นและมีราคาถูกลง รวมทั้งผู้บริหารของโรงงานและสถานประกอบการมักเข้าใจว่าการนำเอาระบบการจัดการด้วยคอมพิวเตอร์มาใช้จะช่วยแก้ปัญหาที่มีอยู่ได้ นอกจากนี้ยังมีความกลัวว่าหากไม่นำเอาระบบการจัดการด้วยคอมพิวเตอร์มาใช้แล้วก็จะทำให้ไม่สามารถก้าวทันคู่แข่งได้ แต่ในข้อเท็จจริงแล้วปรากฏว่ามีโรงงานและสถานประกอบการจำนวนมากที่ได้นำเอา CMMS ไปใช้แล้วประสบกับความล้มเหลว หรือสามารถใช้ประโยชน์ได้เพียงเล็กน้อยเท่านั้นไม่คุ้มกับค่าใช้จ่ายที่ได้ลงทุนไป หรือไม่ได้ผลตามที่คาดการณ์ไว้ตั้งแต่ต้น ทำให้โรงงานและสถานประกอบการเหล่านี้เสียโอกาสในการเพิ่มผลผลิตหรือประสิทธิภาพในการบริการโดยการจัดการบำรุงรักษาที่มีประสิทธิผลไป เป็นผลให้ไม่สามารถเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดได้ทันเวลา ซึ่งก็อาจถึงต้องปิดกิจการไปในที่สุด
สาเหตุของความล้มเหลว
สาเหตุของความล้มเหลวในการนำเอา CMMS มาใช้ของโรงงานและสถานประกอบการจะแตกต่างกันออกไป แต่ส่วนใหญ่ผู้รับผิดชอบมักจะโทษโปรแกรม CMMS ที่นำมาใช้และการบริการและสนับสนุนของผู้ขายโปรแกรมก่อนเสมอว่าเป็นสาเหตุของความล้มเหลว ซึ่งก็มักเป็นเพียงข้อแก้ตัวของผู้ที่รับผิดชอบเท่านั้น ไม่ใช่สาเหตุที่แท้จริงของความล้มเหลวที่เกิดขึ้น จากการศึกษาในรายละเอียดพบว่าความล้มเหลวโดยทั่วไปเกิดมาจากสาเหตุใดสาเหตุหนึ่งหรือหลายสาเหตุของสาเหตุที่สำคัญ 5 ประการคือ
1. การนำเอา CMMS ไปใช้ในการแก้ไขปัญหาที่ผิด โรงงานหรือสถานประกอบการได้นำเอา CMMS ไปใช้แก้ปัญหาของการบำรุงรักษาที่ไม่เกี่ยวกับระบบการจัดการเลย ตัวอย่างเช่น ปัญหาของวิธีของการปฏิบัติงานบำรุงรักษาที่ไม่เหมาะสมหรือล้าสมัย ปัญหาของการละเลยการฝึกอบรมที่ผ่านมา หรือปัญหาของโครงสร้างขององค์กรที่ไม่ถูกต้องและเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมของการทำธุรกิจในปัจจุบัน เป็นต้น ซึ่งเมื่อปัญหาเหล่านี้ถูกนำขึ้นมา ระบบการจัดการด้วยคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้ก็ไม่สามารถที่จะช่วยได้ และในทางตรงกันข้ามกลับยิ่งเป็นการซ้ำเติมให้ปัญหาที่มีอยู่แก้ไขได้ยากขึ้นไปอีก ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มโครงการ CMMS ต้องให้แน่ใจว่าได้กำหนดปัญหาที่จะแก้ไขได้อย่างถูกต้อง ( การนำเอา CMMS มาใช้จะสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ ตัวอย่างเช่น การควบคุมรายการเครื่องจักรและอุปกรณ์ การจัดทำแผนการบำรุงรักษาป้องกัน และการควบคุมการปฏิบัติงานบำรุงรักษา ที่ยังไม่สามารถจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นต้น )
2. การจัดให้โครงการ CMMS เป็นโครงการในด้านเทคโนโลยี การจัดให้โครงการ CMMS เป็นโครงการในด้านเทคโนโลยีทำให้ต้องคำนึงถึงมาตรฐานและหลักเกณฑ์ต่างๆ รวมทั้งทำให้มีการตัดสินใจในการใช้ผู้เชี่ยวชาญในด้านคอมพิวเตอร์มาประเมินผลและเปรียบเทียบข้อดีและขีดความสามารถของโปรแกรม CMMS ในบางกรณีอาจใช้เวลาเป็นปีสำหรับการดำเนินงานดังกล่าว ซึ่งอาจทำให้ได้โปรแกรม CMMS ที่มีขีดความสามารถสูงแต่ไม่เหมาะกับสภาพของการจัดการงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่และที่ควรจะเป็นไปในอนาคต อย่างไรก็ตามไม่ได้หมายความว่าเทคโนโลยีไม่ใช่เรื่องที่สำคัญเสียเลย โปรแกรม CMMS ควรเป็นโปรแกรมที่ใช้เทคโนโลยีที่เชื่อถือได้ สามารถใช้งานได้สะดวก ไม่เกิดปัญหาในขณะใช้งาน และสิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือจะต้องสามารถสนองตอบความต้องการได้อย่างครบถ้วน ซึ่งเห็นได้ว่าสำหรับความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นอยู่ปัจจุบันโครงการ CMMS ในด้านเทคโนโลยีจะเป็นส่วนที่ง่าย แต่ส่วนที่ยากก็คือการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของการจัดการ หรืออีกนัยหนึ่งโครงการ CMMS จะเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงการจัดการมากกว่าเทคโนโลยี
3. การเลือกโปรแกรม CMMS ที่ไม่เหมาะสมมาใช้ โรงงานหรือสถานประกอบการมักเลือกโปรแกรมที่ไม่เหมาะสมกับการแก้ปัญหาที่ต้องการมาใช้ ตัวอย่างเช่น การเลือกเอาโปรแกรมที่เหมาะกับการจัดการงานบำรุงรักษาเครื่องจักรที่เคลื่อนที่ ( ได้แก่ เครื่องจักรงานก่อสร้าง และเครื่องจักรที่ใช้ในการขนย้ายวัสดุ เป็นต้น) ซึ่งอาจไม่เหมาะสมที่จะใช้กับการจัดการงานบำรุงรักษาเครื่องจักรในโรงงานที่ส่วนใหญ่ทำงานอยู่กับที่ เป็นต้น การเลือกโปรแกรมไม่ตรงกับความต้องการมักเกิดจากการที่ไม่ได้กำหนดขั้นตอนของการเลือกและประเมินโปรแกรม CMMS ที่จะนำมาใช้งานให้ตรงกับความต้องการ หรือมีการกำหนดแต่ไม่ได้ดำเนินการตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ ซึ่งขั้นตอนของการเลือกและประเมินโปรแกรม CMMS ที่จะนำมาใช้นั้นควรเริ่มจากการกำหนดความต้องการที่แท้จริงของโรงงานหรือสถานประกอบการเสียก่อนว่าจะนำเอาโปรแกรม CMMS มาช่วยแก้ปัญหาอะไรบ้าง แล้วค่อยพิจารณาในด้านเทคนิค ได้แก่ โครงสร้างระบบ เครือข่าย และการรวมเข้ากับระบบอื่น เป็นต้น
4. การจัดการโครงการในช่วงการนำเอา CMMS มาใช้งานไม่ดี การนำเอา CMMS มาใช้ในโรงงานหรือสถานประกอบการมีงานที่ต้องดำเนินการและผู้ที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก จึงควรจัดทำเป็นโครงการ โดยเริ่มต้นตั้งแต่การวางแผนงานที่ครบถ้วนและสามารถปฏิบัติได้ มีการติดตามผลการปฏิบัติงานและประเมินผลความก้าวหน้าเป็นระยะๆ และหากการปฏิบัติไม่เป็นไปตามแผนก็จะต้องมีการกำหนดปัญหาที่เกิดขึ้นและวิธีการแก้ไข โครงการ CMMS ที่ล้มเหลวเนื่องมาจากการจัดการจะเกิดมาจากทุกขั้นตอนของการจัดการ ตั้งแต่การวางแผนที่ไม่ครบถ้วนและไม่สามารถปฏิบัติได้ จนถึงการขาดการติดตาม ประเมินผล และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งรวมถึงบุคลากรที่เกี่ยวข้องไม่ได้ทุมเทให้กับการดำเนินงานตามโครงการด้วย
5. การจัดการกับการเปลี่ยนแปลงไม่เพียงพอหรือไม่มีประสิทธิภาพ โครงการนำเอา CMMS มาใช้เป็นการเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่จากเดิมที่ดำเนินการโดยใช้พนักงานของโรงงานหรือสถานประกอบการเป็นผู้ดำเนินการมาเป็นระบบที่นำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์และเครื่องคอมพิวเตอร์มาช่วยในการดำเนินงาน ซึ่งก็จะทำให้งานบางงานที่เคยใช้พนักงานเป็นผู้ดำเนินการจะถูกแทนด้วยการทำงานของโปรแกรมและเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น การทำแผนการบำรุงรักษาป้องกัน การออกใบสั่งงาน และการรายงาน เป็นต้น และมีงานใหม่ที่จำเป็นต้องเพิ่มเติมจากที่มีอยู่เดิม เช่น การสร้างฐานข้อมูล การป้อนข้อมูล และการใช้และดูแลโปรแกรม เป็นต้น การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จำเป็นต้องมีการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยจะต้องมีแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลง มีการปฏิบัติตามแผน และมีการติดตามและประเมินผลและการแก้ไข ซึ่งแผนการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงนี้ควรผนวกเข้ากับแผนการดำเนินงานโครงการ CMMS สิ่งที่สำคัญก็คืออย่าปล่อยให้การเปลี่ยนแปลงต่างๆค่อยๆเกิดขึ้นเอง
การจัดการกับการเปลี่ยนแปลง
การจัดการกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นเมื่อนำเอา CMMS มาใช้แทนการจัดการงานบำรุงรักษาในรูปแบบเดิมถือได้ว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญที่ทำให้การนำเอา CMMS มาใช้ประสบกับความล้มเหลว และมักจะเป็นปัจจัยที่ถูกมองข้ามไป ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นอย่างถูกต้อง ซึ่งขั้นตอนของการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงควรประกอบด้วย
1. การกำหนดวิสัยทัศน์ของการบำรุงรักษา การจัดการกับการเปลี่ยนแปลงในการนำเอา CMMS มาใช้ในการจัดการงานบำรุงรักษาควรเริ่มต้นด้วยการกำหนดวิสัยทัศน์ของงานบำรุงรักษาเมื่อได้มีการนำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดการเพื่อให้พนักงานทุกคนร่วมกันดำเนินการไปในทิศทางที่กำหนดได้อย่างถูกต้อง วิสัยทัศน์จะต้องชัดเจนและเข้าใจง่าย ซึ่งวิสัยทัศน์ของงานบำรุงรักษาเมื่อนำเอา CMMS มาใช้ควรประกอบด้วยข้อความที่อธิบายถึง
* บทบาทของงานบำรุงรักษาที่มีต่อความสำเร็จของโรงงานหรือสถานประกอบการ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญสำหรับพนักงานที่จะมีผลกระทบต่อการนำเอา CMMS มาใช้ที่จะต้องเข้าใจว่าการบำรุงรักษามีผลต่อโรงงานหรือสถานประกอบการและเครื่องจักรอย่างไร
* โปรแกรม CMMS จะช่วยสนับสนุนกระบวนการธุรกิจได้อย่างไร รวมทั้งจะช่วยสนับสนุนหน่วยงานบำรุงรักษาและงานบำรุงรักษาที่ทำอยู่ได้อย่างไร
* การจัดการงานบำรุงรักษาจะเกี่ยวข้องกับหน่วยงานและระบบอื่นภายในองค์กรอย่างไร รวมทั้งความเกี่ยวข้องกับหน่วยงานภายนอกด้วย
2. การจัดการกับการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ได้ผลลัพธ์เป็นบวก ส่วนประกอบที่สำคัญประการหนึ่งของการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงก็คือการสื่อสารภายในองค์กรที่จะต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบและรัดกุม เพื่อจะให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าใจก่อนว่าอะไรจะเกิดขึ้น ทำไมถึงจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น และจะมีผลต่อพนักงานที่เกี่ยวข้องแต่ละคนและองค์กรอย่างไร การสื่อสารที่ดีอาจจะไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่จะเกิดจากการเปลี่ยนแปลงได้หมดแต่ก็จะช่วยไม่ให้เกิดปัญหาที่ไม่ควรที่จะเกิดขึ้นได้พอสมควร การให้ความรู้และการฝึกอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเป็นส่วนสำคัญอีกประการหนึ่งของการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงให้ได้ผลลัพธ์เป็นบวก ซึ่งในกรณีของการนำเอา CMMS มาใช้นั้นควรมีการให้ความรู้และการฝึกอบรมพนักงานที่เกี่ยวข้องเป็น 2 ลักษณะคือการให้ความรู้ในด้านหลักการจัดการงานบำรุงรักษา และความรู้ในด้านคอมพิวเตอร์เบื้องต้นสำหรับพนักงานที่เกี่ยวข้องทุกคนเพื่อให้มีความเข้าใจตรงกันในภาพรวม และการฝึกอบรมเกี่ยวกับงานที่จะต้องทำของพนักงานแต่ละคนตามโครงการ CMMS
3. การสนับสนุนจากผู้บริหาร การจัดการกับการเปลี่ยนแปลงจะประสพผลสำเร็จก็ต่อเมื่อได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารทุกระดับ การสนับสนุนไม่ใช่เพียงการอนุมัติค่าใช้จ่ายของโครงการเท่านั้น แต่หมายถึงการสนับสนุนให้โครงการบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ด้วยการให้เวลาในการตรวจสอบความก้าวหน้าและร่วมช่วยแก้ปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้น รวมทั้งรับรู้ในผลสำเร็จที่เกิดขึ้นด้วย
ที่มา
CMMS Learning Center
สถาบันนวัตกรรมเทคโนโลยีไทย-ฝรั่งเศส มหาวิทยาลัยพระจอมเกล้าพระนครเหนือ
บริษัท ไอเอส ซอฟต์แวร์ จำกัด
เอกสารอ้างอิงCMMS Learning Center
สถาบันนวัตกรรมเทคโนโลยีไทย-ฝรั่งเศส มหาวิทยาลัยพระจอมเกล้าพระนครเหนือ
บริษัท ไอเอส ซอฟต์แวร์ จำกัด
Bill D. Parker “Why CMMS Implementation Fail” Applied Technology Publication, Inc. 1998
โปรแกรมบริหารงานซ่อมบำรุง ที่ทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น