การเลือกระบบ CMMS ที่จะนำมาใช้

ผู้บริหารโรงงานอุตสาหกรรมหรือสถานประกอบการควรกำหนดแนวทาง รูปแบบและวิธีการจัดการงานบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ในโรงงานหรือสถานประกอบการของตัวเองที่ต้องการเสียก่อน แล้วค่อยออกแบบหรือสร้างระบบ CMMS ที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้ ซึ่งจะรวมถึงการเลือกโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ด้วย ดังนั้นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมจะต้องเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สามารถรองรับแนวทาง รูปแบบและวิธีการจัดการงานบำรุงรักษาที่ได้กำหนดไว้สามารถให้ข้อมูลข่าวสารที่จำเป็นแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องและข้อมูลข่าวสารที่จะนำไปสู่การปรับปรุงการจัดการงานบำรุงรักษาในอนาคตอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งควรที่จะสามารถขยายขีดความสามารถและการทำงานของโปรแกรมออกไปได้อีกหากมีความต้องการในอนาคต

โปรแกรมคอมพิวเตอร์ของระบบ CMMS ที่สามารถหามาใช้งานได้และมีบริษัทที่ดูแลรับผิดชอบการใช้งานในบ้านเราจะมีทั้งเป็นโปรแกรมที่พัฒนาโดยคนต่างชาติและอาจมาปรับปรุงให้สามารถใช้ภาษาไทยได้ด้วยซึ่งมักมีราคาค่อนข้างสูง และโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นมาโดยคนไทยที่จะมีราคาค่อนข้างสูงมากนนักแต่อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมใดก็ตาม การเลือกนำมาใช้งานก็จะต้องคำนึงถึงความต้องการของผู้ใช้เป็นหลักและความต้องการของผู้ใช้นี้จะต้องเป็นไปตามแนวทาง รูปแบบและวิธีการจัดการงานบำรุงรักษาที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าเป็นแนวทาง รูปแบบและวิธีการที่ถูกต้อง รวมทั้งจะต้องไม่เป็นโปรแกรมที่ทำงานได้มากกว่าและมีขีดความสามารถมากกว่าที่ต้องการใช้งานในปัจจุบันและในอนาคตอันใกล้เพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองไปโดยเปล่าประโยชน์

 การเตรียมการ     เมื่อผู้บริหารได้ตัดสินใจแล้วว่าจะเปลี่ยนระบบการจัดการงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่ให้เป็นระบบ CMMS และได้มีการเลือกโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่จะนำมาใช้แล้ว สิ่งที่จะต้องดำเนินการต่อไปก่อนที่จะนำเอาโปรแกรมมาใช้งานจริงและเปลี่ยนไปเป็นระบบ CMMS ก็คือการเตรียมการต่าง ฯ เพื่อให้การใช้โปรแกรมและการเปลี่ยนไปเป็นระบบ CMMSมีปัญหาน้อยที่สุดหรือไม่มีเลย และเพื่อให้ได้ประโยชน์จากระบบ CMMS ตามที่คาดหวังไว้ ซึ่งการเตรียมการที่สำคัญ ฯ ที่จะต้องทำให้แล้วเสร็จก่อนการเปลี่ยนไปเป็นระบบ CMMS มีดังต่อไปนี้

     1.การตรวจสอบสถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่ก่อนที่จะเปลี่ยนไปเป็นระบบ CMMS เพื่อให้ทราบว่าก่อนที่จะเปลี่ยนเป็นระบบ CMMS สถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาเป็นอย่างไร ซึ่งจะใช้สำหรับเปรียบเทียบกับสถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาเมื่อเปลี่ยนเป็นระบบ CMMS แล้วเพื่อให้รู้ว่าการนำเอาระบบ CMMS มาใช้นั้นประสบความสำเร็จตามที่ได้คาดหวังไว้น้อยเพียงใด โดยการตรวจสอบสถานะนั้นควรให้ได้ผลออกมาในรูปของค่าที่วัดได้ เช่น ค่าประสิทธิผลเครื่องจักรโดยรวม ( Overall equipment effectiveness ) เวลาเฉลี่ยระหว่างข้อขัดข้อง (mean time between failure ) ของเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่สำคัญ จำนวนข้อขัดข้อใหญ่ในช่วงเวลาที่กำหนด การสูญเสียเนื่องจากการผลิตที่ต้องหยุดในช่วงเวลาที่กำหนดจำนวนการซ่อมฉุกเฉินในช่วงเวลาที่กำหนด เป็นต้น ซึ่งการตรวจสอบนี้ควรดำเนินการเป็นประจำทุกปีหลังจากที่นำเอาระบบ CMMS มาใช้ด้วยเพื่อพิจารณาถึงผลที่เกิดขึ้นจากการนำเอาระบบ CMMS มาใช้

     2.การจัดตั้งทีมงานเพื่อเตรียมการเอาระบบ CMMS ไปใช้งาน ทีมงานนี้ควรประกอบด้วยผู้แทนของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการงานบำรุงรักษาด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ได้แก่ หน่วยงานบำรุงรักษา หน่วยงานผลิต หน่วยงานวิศวกรรม หน่วยงานสารสนเทศ หน่วยงานคลังพัสดุ หน่วยงานจัดซื้อ หน่วยงานบุคคล และหน่วยงานบัญชี ที่มงานนี้จะทำหน้าที่ศึกษารายละเยดของระบบการจัดการงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่ และการกำหนดการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงที่จะต้องดำเนินการของหน่วยงานต่าง ๆ ตามแนวทางที่ได้กำหนดไว้ก่อนที่เลือกโปรแกรมที่จะนำมาใช้ รวมทั้งอาจต้องกำหนดขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงว่าจะดำเนินการในส่วนใดก่อนหากไม่สามารถดำเนินการทั้งหมดในเวลาเดียวกัน นอกจากนี้ทีมงานยังต้องกำหนดว่าข้อมูลเหล่านี้จะมาจากที่ได จะเก็บรวบรวมและป้อสนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์โดยใครและเมื่อใดด้วย

     3.การกำหนดบทบาทของผู้บริหาร ผู้บริหารต้องมีนโยบานที่ชัดเจนในการสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการงานบำรุงรักษาไปเป็นระบบ CMMS โดยจะต้องประกาศให้ผู้ที่จะถูกผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงนี้ได้รับทราบทุกคน นอกจากการมีนโยบายที่ชัดเจนแล้วผุ้บริหารยังต้องให้การสนับสนุนการดำเนินงานดังกล่าวตั้งแต่เริ่มต้นและต่อเนื่องไปตลอด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระยะเริ่มต้นผู้บริหารจะต้องให้เวลาที่เพียงพอเพื่อช่วยเหลือและให้คำแนะนำกับทีมงานสำหรับปัญหาที่ทีมงานไม่สามารถแก้ไขได้โดยลำพัง

     4.การกำหนดวิธีการทำงาน ทีมงานเป็นผู้กำหนดวิธีการทำงานทั้งหมดที่ต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับระบบ CMMS ที่จะนำมาใช้งาน ซึ่งอาจเป็นการใช้วิธีการทำงานเดิม และ/หรือเป็นการปรับปรุงวิธีการเดิม และ/หรือเป็นการเพิ่มเติมวิธีการทำงานขึ้นมาใหม่ โดยควรขีดวิธีการเหล่านี้ไว้เป็นคู่มือให้สมบูรณ์และต้องให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับรู้และยอมรับ รวมทั้งได้รับความเห็นชอบจากผู้บริหารก่อนที่จะเริ่มใช้ระบบ CMMS

     5.การตรวจสอบและเตรียมข้อมูล การใช้ระบบ CMMS จำเป็นต้องมีฐานข้อมูลที่จำเป็น ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของทีมงานหรือผู้ที่จะได้รับมอบหมายที่จะต้องตรวจสอบข้อมูลไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่มีอยู่เดิมหรือเป็นข้อมูลที่ต้องเก็บใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลเหล่านั้นถูกต้องและสามารถใช้กับระบบ CMMS ได้อย่างแท้จริง ขั้นตอบการเตรียมการนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญ และส่งผลต่อการทำงานของระบบ CMMS ซึ่งถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องและระบบก็ไม่สามารถทำงานได้เต็มที่ สำหรับระบบ CMMS พื้นฐานที่ประกอบด้วยระบบย่อย 4 ระบบ คือ ระบบทะเบียนประวัติ ระบบการบำรุงรักษาป้องกัน ระบบการสั่งงาน และระบบควบคุมอะไหล่นั้น จะต้องมีฐานข้อมูลที่จำเป็น คือ ฐานข้อมูลของทะเบียนเครื่องจักรและอุปกรณ์ ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดของเครื่องจักรและอุปกรณ์แต่ละรายการที่ต้องทำการบำรุงรักษา โดยทั่วไปจะประกอบด้วย ชื่อผู้ผลิต รุ่น หมายเลข ขนาด ตำแหน่งที่ติดตั้งและรายละเอียดอื่นที่จำเป็นต้องใช้ประกอบการตัดสินใจ เช่น ลำดับความสำคัญและผลกระทบที่มีต่อการผลิตเป็นต้น ฐานข้อมูลสำหรับการบำรุงรักษาป้องกัน ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดการบำรุงรักษาป้องกันทั้งทางตรงและทางอ้อมที่จะกระทำต่อเครื่องจักรและอุปกรณ์แต่ละรายการตามที่มีอยู่ในทะเบียนเครื่องจักรและอุปกรณ์ โดยทั่วไปจะประกอบด้วย กิจกรรมทั้งหมดของการบำรุงรักษาป้องกันที่จะกระทำต่อเครื่องจักรและอุปกรณ์แต่ละรายการ ความถี่ของแต่ละกิจกรรม ช่างซ่อมบำรุงที่ต้องใช้ อะไหล่และวัสดุที่ต้องใช้ เครื่องมือที่ต้องใช้ และเวลาที่จะใช้ ฐานข้อมูลอะไหล่ ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดของอะไหล่แต่ละรายการที่จัดเก็บไว้ในคลังพัสดุ โดยทั่วไประกอบด้วยหมายเลข ชื่อเรียก จำนวน ราคา สถานที่เก็บ ประเภท และอาจมีข้อมูลอื่นที่ช่วยในการจัดการ เช่น จุดสั่งซื้อ จำนวนมากที่สุดที่จะจัดเก็บ เป็นต้น และ ฐานข้อมูลบุคลากรด้านซ่อมบำรุง ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดของบุคลากรด้านซ่อมบำรุงแต่ละคน โดยทั่วไปประกอบด้วยชื่อ นามสกุล หน่วยงาน ตำแหน่ง อัตราค่าจ้าง และข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง

     6.การป้อนข้อมูล ถ้าเป็นข้อมูลที่มีอยู่แล้วและถูกจัดเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์หลังจากตรวจสอบความถูกต้องและแน่ใจแล้วว่าสามารถนำมาใช้ได้ จะต้องตรวจดูว่าสามารถที่จะเปลี่ยนแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่ให้ใช้กับระบบ CMMS ที่กำลังจะนำมาใช้ได้หรือไม่ ถ้าได้ก็จะทำให้สามารถประหยัดเวลาไปได้มาก สำหรับข้อมูลที่ต้องการเก็บรวบรวมใหม่นั้น แบบฟอร์มที่ใช้ในการเก็บข้อมูลดังกล่าวควรออกแบบให้มีรูปแบบเช่นเดียวกับรูปแบบหน้าจอที่จะป้อนข้อมูลเข้าไป ซึ่งช่วยให้การป้อนข้อมูลรวดเร็วและเชื่อถือได้มากยิ่งขึ้น สำหรับการป้อนข้อมูลทั้งหมดในการสร้างฐานข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานของระบบ CMMS นั้นจะขึ้นอยู่กับปริมาณของข้อมูล จำนวนพนักงาน และจำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะใช้ป้อนข้อมูลเป็นหลัก

     7.การฝึกอบรม ในการนำเอาระบบ CMMS มาใช้นั้นโดยทั่วไปจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมใน 3 ส่วนคือ
     ส่วนแรก ควรเป็นการฝึกอบรมให้เข้าใจถึง หลักการจัดการงานบำรุงรักษาที่ถูกต้องระบบการจัดการต่าง ๆที่จำเป็น และขั้นตอนในการดำเนินงานของแต่ละระบบเมื่อนำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาช่วยในการจัดการที่ได้จัดทำไว้แล้วในขั้นตอนที่ 4 รวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่ต้องดำเนินการพร้อมเหตุผลและความจำเป็นของการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว การฝึกอบรมในด้านนี้จะต้องดำเนินการสำหรับบุคลากรที่เกี่ยวข้องทุกคน เพื่อให้เข้าใจระบบ CMMS ไปในทางเดียวกัน ให้มองเห็นถึงประโยชน์ของระบบ CMMS รับรู้เงื่อนไขต่างๆ ที่จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อที่จำให้ได้นับประโยชน์สูงสุดจากระบบ CMMS และลดการต่อต้านกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นลงให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้
     ส่วนที่สอง ควรเป็นการฝึกอบรมเกี่ยวกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่จะนำมาใช้ให้เข้าใจถึง ส่วนประกอบและการทำงานของโปรแกรม การเตรียมฐานข้อมูลต่างๆ การป้อนข้อมูลที่จำเป็น การเรียกดูข้อมูลที่ต้องการ และการจัดทำแผนงานและรายงานต่างๆ รวมถึงการแก้ไขเบื้องต้นเมื่อมีปัญหาเกี่ยวกับโปรแกรม ซึ่งควรดำเนินการฝึกอบรมให้กับผู้ที่จะใช้และดูแลรักษาโปรแกรม ทั้งพนักงานป้อนข้อมูล ผู้ดูแลการใช้และบำรุงรักษาโปรแกรม วิศวกรซ่อมบำรุง พนักงานวิเคราะห์และวางแผนบำรุงรักษาและวางแผนการผลิต พนักงานคลังพัสดุ และผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้การใช้โปรแกรมอย่างถูกต้อง และครบถ้วน และ
     ส่วนที่สาม ควรเป็นการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์ของผลที่ได้จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้เข้าใจถึงรายงานและตัวชี้วัดการดำเนินงานบำรุงรักษาต่างๆ ที่โปรแกรมสามารถให้ออกมาได้ ความหมายของรายงานแต่ละลักษณะและความหมายของค่าตัวชี้วัดแต่ละค่า รวมถึงปัญหาที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากการบ่งชี้ของรายงานและตัวชี้วัดการดำเนินงานบำรุงรักษาและแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งควรดำเนินการฝึกอบรมให้กับพนักงานวิเคราะห์และวางแผนบำรุงรักษาและวางแผนการผลิต พนักงานคลังพัสดุและผู้บริหารที่เกี่ยวข้องเพื่อให้มีการนำผลที่ได้ไปใช้เกิดประโยชน์สูงสุด

     8.การตั้งผู้ดูแลการใช้และบำรุงรักษาโปรแกรม เนื่องจากการใช้โปรแกรมของระบบ CMMS มีผู้ที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก จึงควรตั้งพนักงานอย่างน้อย 1 คนขึ้นมารับผิดชอบในการใช้และบำรุงรักษาโปรแกรมขึ้นมาเป็นการถาวร ซึ่งจะทำหน้าที่ในการกำหนดตารางและรายละเอียดการใช้โปรแกรมของพนักงานแต่ละคน ติดตามผลการใช้โปรแกรม แก้ไขปัญหาของการใช้โปรแกรมที่เกิดขึ้นในเบื้องต้นและติดต่อผู้จำหน่ายโปรแกรมเมื่อมีปัญหาไม่สามารถแก้ไขได้ รวมถึงการแก้ไขและปรับปรุงฐานข้อมูลต่าง ๆ ให้ถูกต้องและทันสมัยอยู่ตลอดเวลา
     การเตรียมการตามขั้นตอนต่าง ๆ ข้างต้นไม่จำเป็นต้องทำตามลำดับโดยให้งานตามขั้นตอนหนึ่งแล้วเสร็จแล้วค่อยดำเนินตามขั้นตอนถัดไป แต่สามารถทำพร้อมกันไปได้หรือบางขั้นตอนอาจอำเนินการกิอนอีกขั้นตอนหนึ่งก็ได้ เช่น การตรวจสอบสถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาอาจทำหลังการจัดตั้งทีมงานเพื่อเตรียมการและอาจมอบหมายให้ทีมงานเป็นผู้ดำเนินการก็ได้ เป็นต้น อย่างไรก็ตามก็มีงานบางขั้นตอนที่ต้องรอให้งานอีกบางขั้นตอนได้ดำเนินการตรวจสอบและการเครียมข้อมูลแล้วเสร็จก่อน เป็นต้น

     การใช้งานในช่วงแรก      เมื่อได้เตรียมการต่าง ๆ ดังกล่าว ข้างต้นตั้งแต่การตรวจสอบสถานะของการจัดการงานบำรุงรักษาที่เป็นอยู่ การจัดตั้งทีมงานเพื่อเตรียมการ การกำหนดบทบาทของผู้บริหารการกำหนดวิธีการทำงาน การตรวจสอบและเตรียมข้อมูล การป้อนข้อมูลการฝึกอบรม จนถึงการตั้งผู้ดูแลและบำรุงรักษาโปรแกรมแล้ว สามารถเริ่มใช้ระบบ CMMS ได้ แต่การใช้งานช่วงแรกนี้ควรมีการควบคุมและติดตามการดำเนินงานตามระบบ CMMS อย่างใกล้ชิด เพื่อเตรียมการรับผิดชอบในการควบคุมและติดตามผลนี้ร่วมกับผู้ดูแลการใช้และบำรุงรักษาโปรแกรมไปก่อนจนกว่าไม่มีปัญหาในการดำเนินงานตามระบบ CMMS แล้วถึงมอบหมายให้ผู้ดูแลการใช้และบำรุงรักษาโปรแกรมรับผิดชอบแต่ผู้เดียวต่อไปทั้งนี้เนื่องจากโดยทั่งไปการใช้งานระบบในช่วงแรกมักเกิดปัญหาที่เกิดจากตัวโปรแกรมเองและบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจจำเป็นต้องมีการแก้ไขวิธีการทำงานที่ได้กำหนดขึ้นหรือจำเป็นต้องมีการปรึกษาหารือกันเพื่อหาวิธีแก้ไขที่เหมาะสมและเป็นที่ยอมรับของฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นทีมงานที่ได้จัดตั้งไว้เพื่อรับของฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ดังนั้นทีมงานที่ได้จัดตั้งไว้เพื่อเตรียมการจะเป็นทีมที่สามารถทำหน้าที่ในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นดังกล่าวได้ดีที่สุดเพราะจะรู้ถึงความเป็นมาของทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องตั้งแต่ต้น
     สิ่งที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการใช้ระบบ CMMS คือต้องมีการป้อนข้อมูลต่างๆ ตามเวลาที่กำหนดและข้อมูลที่ป้อนต้องมีความถูกต้องและครบถ้วน ถ้าข้อมูลที่ป้อนไม่ถูกต้องผลที่ได้จะไม่ถูกต้องไปด้วย ซึ่งเป็นไปตามคำกล่าวที่ว่า “ขยะที่เข้าเท่ากับขยะที่ออก” นั่นเอง
    

เขียนโดยรศ.  วีระศักดิ์  กรัยวิเชียร

โปรแกรมบริหารงานซ่อมบำรุง ที่ทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น
http://www.todayissoftware.com/isweb/index.php